Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.

Унификация и стандартизация документов.

Система документации. План: 1.1. понятие о документе. 1.2. виды документов. 1.3. функции документов.

Системы документации. 1.4. правила оформления управленческих документов.

Понятие «реквизиты» документов. 1.1. Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить). Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов: - простые средства (ручки, карандаши) - механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника) - средства автоматизации (компьютерная техника). В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование). Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов.

Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись). Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения на документе.

Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.

Документы - носители первичной информации.

Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: - безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья - технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией - экономии всех видов ресурсов. Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов. В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации.

Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами. 1.2 . Различают следующие виды документов: - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)). - По происхождению (служебные и личные документы). - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные). - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные). - По месту составления (внутренние и внешние). - По наименованию (проказы, указы, отчеты). - По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы). 1.3. в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специфические. ОБЩИЕ ФУНКЦИИ: - информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов) - социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью) - камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями) - культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций). СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ: - управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые для реализации целей управления) - правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе) - функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества). 1.3. Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации.

Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

Организация работы с документами – предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их создания исполнения или отправки. В целях рациональные организации документа оборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние). Документопоток – совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приема учета и систематизации документа с целью их поиска и использование в текущей деятельности учреждения. 1.4. При составлении документов используются следующий состав реквизитов: 01 – герб РФ 02 – герб субъекта РФ 03 – эмблема организации или товарный знак 04 – код организации 05 – код формы документа 06 – наименование организации 07 – справочные данные об организации 08 – наименование вида документа 09 – дата документа 10 – регистрационный номер документа 11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа 12 – место составления или издания документа 13 – гриф ограничения доступа к документу 14 – адресат 15 – гриф утверждения документа 16 – резолюция 17 – заголовок к тексту 18 – отметка о контроле 19 – текст документа 20 – отметка о наличии приложения 21 – подпись 22 – гриф согласования документа 23 – визы согласования документа 24 – печать 25 – отметка о замирении копии 26 – отметка об исполнителе 27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 – отметка о поступлении документа в организацию 29 – отметка для автоматического поиска документа. 01. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ. 02. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. 03. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. 04. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий. 05. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации. 06. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.

Пример: ООО «СИГМА» “ SIGMA ” Ltd 07. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в интернете). Пример: 352290 Краснодарский край Отрадненский р-н Ул. Мира АО «ОГОНЕК» Р/с 20012345627744121235 Тел.: Факс: 08. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем. 09. – датой документа является дата его подписания или утверждения.

Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год. 10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять. 11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ. 12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам. 13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу. 14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже. 15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа.

Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

Пример: УТВЕРЖДАЮ Гениральный директор ЗАО «ГРАНД» Личная подпись расшифровка подписи 16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: - фамилию исполнителя (кому поручается) - содержание поручения (конкретные действия) - срок исполнения - подпись руководителя и дата подписания.

Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа К 18.09.01 личная подпись 18.08.01 17. – заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе) 2). АКТ списания продукции. 18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения.

Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль». 19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть. 20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз. 2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17 экз.

Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.

Пример: Приложение 1 К приказу директора ОАО «ЭРА» От 01.04.2001 №12 21. – подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией. 22. – гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования). Пример: СОГЛАСОВАНО Начальник Департамента образования Подпись ее расшифровка 18.09.01 23. – визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.

Пример: Юрист консулат Подпись ее расшифровка 18.09.2001 24. – печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью. 25. – отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику.

Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.

Пример: Верно Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка 18.09.2001 Для замирения более важных документов расставляется печать. 26. – отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу. 27. – отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа. 28. – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа.

Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа. 29. – отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные о документе. При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора: 0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». 1. - на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте. 2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов. 3. – на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов. 4. – на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат». 5. – на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу». 6. – на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись». 7. – на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с документа.

Бланки документов.

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не зависимо от его вида.

Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: - общий бланк - бланк письма - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций.